Javadalmak és bérek főkönyvi és zárszámadás szerinti könyvelése

A javadalmak és bérek eltérő logika szerint vannak könyvelve a zárszámadásban és a főkönyvben. Ismerje meg, hogy tudja a legkevesebb munkával mindkét rendszer szerint helyesen könyvelni az Ariadnében.

A probléma

A főkönyvi és a zárszámadásban használt pénzforgalmi könyvelés logikái a javadalmak könyvelése tekintetében jelentősen eltérnek. A célunk a lehető legkevesebb munkával elérni, hogy a nemcsak jelentések legyenek helyesek mindkét számviteli rendszer szerint, hanem könnyen lehessen azokat összevetni és ellenőrizni.

A helyzet:

  1. Az egyházközségi zárszámadás–költségvetési beszámoló pénzforgalmi szemléletű, csak a banki és készpénzes (házipénztári) mozgásokat „látja”.
  2. A javadalmak és bérek teljes bruttó (levonások nélküli) összegeinek kell megjelenniük a kiadási sorokon (XI. ...).

A fentiek következményei:

  1. A tényleges nettó utalás mellett a bruttóból történt levonásokat is kiadásként könyvelni kell bankon vagy házipénztáron keresztül, majd a bevételi oldalon vissza kell vételezni (lelkészek esetén a kötelező IV. 1.a jogcímen).

    Legtöbbször úgy oldják meg ezt, hogy a ténylegesen kifizetett nettó összeg helyett a bruttót könyvelik kiadásként és mellé könyvelik bevételként a levonásokat. A két könyvelés egyenlege így a nettót eredményezi.

    A kettős könyvvitelben erre nincs szükség. Ott a banki és a házipénztári forgalom csak a ténylegesen kifizetett nettó összeget tartalmazza.

  2. A banki utalással történt kifizetések esetén a banki egyenlegek ugyan helyesek, de a tételes könyvelt forgalom nem egyezik a bankszámla kivonat tételeivel.

  3. A bérköltség a kifizetés dátumára kerül könyvelésre, ellentétben a kettős könyveléssel, ahol ez a bérszámfejtés dátuma, általában a hónap utolsó napja.

    Ez az év végén okoz a jelentésekben is jól látható eltérést, ha a decemberi javadalom kifizetése januárban történik meg. A zárszámadás XI. ... jogcímén csak a következő évben jelenik meg a bér, míg főkönyvben (54. ...) már decemberben.

A megoldás

Az itt részletezett megoldási évek alatt alakult ki és több egyházközség is eszerint könyvel. Elsőre szokatlannak tűnik, de jelenleg nincs egyszerűbb megoldása problémának. A rendszer kialakítása és az első hónap lekönyvelése után, már minimális erőfeszítést igényel.

A megoldás főbb elemei:

  • a javadalom/bér számfejtést a kettős könyvelés szerinti könyveljük, amit megkönnyít az Ariadne Főkönyvi feladás funkciója

  • a kifizetéskor, a bankban vagy a házipénztárban, a nettó összeget könyveljük, ahogy az a valóságban is megtörtént

  • a zárszámadás miatti csiki-csukit a levonásokkal külön technikai bankszámlán könyveljük

  • a számlatükröt kiegészítjük alkalmas módon és összerendeljük a jogcímrenddel, az automatikus kontírozáshoz és az áttekinthetőség, valamint az ellenőrizhetőség javítása céljából.

Számlarend kialakítása

471 számla osztály

A hagyományosan a javadalmak és a bérek könyvelésére használt 471-es számlaosztályt hozzuk összhangba a zárszámadással a számla alábontásával. A főkönyvi számlaszámoknak szerkezetét és az egyes pozíciók jelentését az alábbiakban foglaltuk össze.

A főkönyvi számlákba a szóközöket csak a jobb áttekinthetőség miatt írtuk. Az „igazi” számlatükörben ne szerepeljenek.

A 471 számla alszámláinak általános szerkezete: 471 A B (C) D , ahol az egyes betűk a következőket jelentik:

  • A: az egyházi javadalmak és a világi bérek könyvelésének elkülönítése

    471 1
    egyházi személyek (egyházi nyugdíjintézet)
    471 2
    világi alkalmazottak (NAV)

  • B: gazdasági esemény, könyvelési lépés

    4711 1
    a „klasszikus” főkönyvi javadalom/bér feladás során használt számla
    4711 2
    pénzügyi teljesítés könyvelésére használt számlák
    össze vannak rendelve a zárszámadási javadalom jogcímekkel (XI.A.a. 1. ... és XI.B. ... )
    ezen a soron, a zárszámadás logikája miatt, meg fog jelenni a teljes bruttó javadalom
    4711 3
    zárszámadás szerinti levonások
    egyházi esetben a 15% levonás visszavételezéséhez (IV. 1. a ...) tartozó számlák
    világi esetben a TB. és SZJA levonások visszavételezéséhez tartozó számlák
    4711 4
    egyéb levonások visszavételezése
    pl. lelkészi szolidaritási alap

  • C-D

    javadalom és bér kifizetési jogcímek szerinti alábontás

    • C

      lelkészi esetben
      általában a javadalom típusok szerinti alábontás
      ahány jogcímen történik a zárszámadás szerint kifizetés (alap j., stóla, korpótlék, támogatások, pl.: telefon, lakhatás)
      világi esetben
      általában nincs szükség rá, kihagyható

    • D: alábontás személyenként, opcionális

      ha a jogcímrend meg van bontva, akkor annak megfelelően

Minta

Az elmélet megértését megönnyíti az alábbi, a lelkészi javadalmakra vonatkozó számlatükör részlet, amelyben feltüntettük a kapcsolódó jogcímeket is:

Külön lapon

Pdf