Zárszámadás ellenőrzés

A zárszámadás készítésének fontos lépése a könyvelés ellenőrzése mind a tényleges pénzügyi helyzethez, mind szabályokhoz. Az Ariadne zárszámadása számos eszközt kínál a hibák felderítéséhez és a teendők meghatározásához.

Magáról a zárszámadás készítés menetéről bővebben a Zárszamadás részben részben olvashat.

Már év közben is, megfelelő időszakonként célszerű lekérni és ellenőrizni a zárszámadást. A megfelelő időszak a tételek mennyiségétől függően akár napi vagy heti lehet, de javasoljuk legfeljebb negyed év legyen. Az minél előbb vesszük észre a hibát, annál könnyebb visszaemlékezni, hogy mi is történt és javítani.

A könyvelést nem csak egyben lehet ellenőrizni. A zárszámadás többféle módon is lekérhető, pl. tetszőleges időszakra, szervezeti egységre (egyházközség rész, fília), illetve a könyvelési gyűjtő adatokra (projket, tevékenység). Erről a Bővített zárszámadási funkciók közt talál részleteket.

Hiba típusok

A hibák egy része adatrögzítési tévesztésből ered. Pl. bár mindent lekönyveltünk, mégsem egyezik a bankszámla kivonat (amit a kezünkben tartunk) a könyvelés szerinti egyenleggel. Az ilyen típusú hibákat a tárgyéven belül azonnal javíthatjuk és szükséges is javítani.

A hibák másik köre során a „valósággal” egyezik a könyvelés, de eltértünk a külső vagy belső szabályoktól. Pl. a levont járulékot nem utaltuk el az adott évben. Ha idejekorán észrevesszük az ilyen eseteket, akkor még a tárgyévben korrigálhatjuk amit elmulasztottunk, általában kifizetés teljesítésével és könyvelésével. Ha időn túl derül ki, akkor a következő évben kell pótolni, amit elmulasztottunk.

Ellenőrzések

A hibák bizonyos körére az Ariadne ellenőrzési mechanizmusa is felhívja a figyelmet.

A rendszer nem látja azonban az eredeti bizonylatokat – pl. bankszámla kivonatot, pénztár leltárt. Szükséges ezért, hogy a saját szemünkkel is összehasonlítsuk a könyvelés eredményét a „valósággal”.

A költségvetéssel – Előirányzat – is érdemes összevetni a teljesítést és kiugrások esetén megvizsgálni, hogy ez az eltérés indokolt-e, nem félre könyvelésből ered-e.

Az Ariadne ellenőrzési eszközei

Az Ariadne bővített zárszámadás számos eszközzel segíti az ellenőrzést. Lássuk, melyek ezek és hogyan használhatjuk.

Zárszamadás ellenőrzés funkció

A Zárszamadás ellenőrzés funkció egy kattintással ellenőrzi, hogy egyeznek-e

• a pénzeszközök nyitó és előző évi záró összegei, valamint
• a tárgyévben az összehasonlítás és pénzeszközök záró összegei

Eltérés esetén kiírja a hibákat:

A műveletet nem automatikusan hajtja végre a program, azt a Zárszamadás ellenőrzés gombra kattintva tudja elindítani.

Pénzeszközök

A zárszámadás Pénzeszközök (korábban Vagyonmérleg) részében látható, hogy pénztárosi szinten hogy állunk. Ellenőrizni kell, hogy ez megfelel-e a valóságnak, illetve, a könyvelői szint, a kontírozás is megfelelő.

Emellett a pénzeszközök nyitó összegeinek egyezniük kell az előző évi záró egyenlegekkel. Ezt egyszer kell helyesen beállítani. Ellenőrihetjük az előző évi zárszámadással történő összehasonlítással, vagy elvégezethetjük az Ariadne Zárszamadás ellenőrzés funkciójával.

A könyvelés és a valóság

A zárszámadás Pénzeszközök (korábban Vagyonmérleg) része közvetlenül összevethető a banktól kapott bankszámla kivonatokkal és a pénztáros által készpénz leltárakkal, az év (vagy más időszak) elejei és végi állapotokkal.

Ha eltérést találunk, akkor bank esetén könnyű a hiba felderítése a Banki könyvelés ellenőrzése oldalon leírtak szerint.

Házipénztári eltérés esetén nem ússzuk meg az utolsó ellenőrzött időszak óta (ami célszerűen ne több évvel ezelőtt legyen) készített pénztárbizonylatok tételes ellenőrzését.

Pénzeszközök és a vagyonmérleg

A pénzeszközöknek egyezniük kell a Vagyonmérleggel is. Az ellenőrzést elvégezhetjük szemrevételezéssel, vagy a Zárszamadás ellenőrzés funkcióval.

Átmenő, technikai tételek

Az Ariadne jelzi, ha a zárszámadás Átmenő, technikai tételek egyenlege nem 0. Ez azt jelentik, hogy nem párban – egy átmenő bevétel és egy átmenő kiadás – könyveltünk.

A hibás egyenleg okai lehetnek:

• a pénzmozgás pár egyik felét nem könyveltük le.

  pl. a bankkivonaton szereplő készpénz felvételt lekönyveltük, de elfelejtettük a bevételezni a pénztárba (nincs pénztárbizonylat sem)

• a pénzmozgás pár mindkét felét lekönyveltük, de az egyiket nem ide az átmenő tételek közé

• a valóságban sem történt meg a pénzmozgás pár második fele

  pl. lekönyveltük az elszámolásra kiadott előleget, de még nem számoltak el vele

Szabályoknak megfelelés ellenőrzése

Pótköltségvetés szükséges

A program kijelzi ha pótköltségvetés szükséges. A fő kiadási jogcímeknél talált eltérések esetén csak javasolja a pótköltségveté elkészítését.

Nyugdíjintézeti kötelezettségek

A program ellenőrzi, hogy a levonások és az elutalások megfelelnek-e az előírt szabályoknak (15% és 21%).

Egy havinál több eltérés esetén figyelmeztetéssel, több mint két havi eltérés esetén hibával jelez.

Év közben végzett ellenőrzés esetén az esetleges elmaradást még abban az évben tudjuk korrigálni.

Költségvetési hibák

A zárszámadás része a költségvetés is, amelyet már korábban elkészítettünk és ellenőriztünk. Elvileg ebben nincs hiba, de ha mégis, akkor kijelzi a program a zárszámadás végén, az Ellenőrzés részben.