Bankkártyás fizetés bizonylatolása és könyvelése
Ez a dokumentum bemutatja a bankkártyás fizetések rögzítésének, bizonylatolásának és a kapcsolódó pénzforgalmi adatok könyvelésének folyamatát.
Bankkártyás fizetés
Ma már egyre többen nem hordanak maguknál készpénzt. Az Ariadne program kártyás befizetés-kezelése ezért egyszerre kényelmes az egyháztagoknak és biztonságos, átlátható az irodának.
A bankkártyás befizetés rögzítése és bizonylatolása
Amikor valaki bankkártyával fizet a gyülekezeti hivatalban, a pénztáros az Ariadnéban kiállítja a Számviteli bizonylat kártyás fizetésről elnevezésű dokumentumot.
A bizonylaton pontosan rögzíthető:
- a befizető neve;
- az összeg;
- a befizetés jogcíme, például egyházfenntartói járulék, adomány vagy sírhely-megváltás;
- valamint az is, ha valaki egyetlen kártyás fizetéssel több személy nevében vagy több különböző jogcímen fizet.
A rendszerből a bizonylat azonnal kinyomtatható két példányban. Az egyik példányt a befizető kapja meg pecséttel és aláírással ellátva, a másik a hivatalnál marad.
Így nem csupán a bankkártyaterminál rövid, idővel elhalványuló nyugtája igazolja a befizetést, hanem egy hivatalos, részletes és hosszú távon is visszakereshető számviteli bizonylat.
Fontos, hogy ebben a pillanatban a befizetés összege még nem érkezett meg a gyülekezet bankszámlájára. Az Ariadne ezért a bizonylatot nyilvántartja a még be nem érkezett bankkártyás befizetések között.
A bankszámlára beérkezett összeg könyvelése
A bankkártyával kifizetett összeg általában néhány nappal később jelenik meg a gyülekezet bankszámláján. A bankkivonaton azonban rendszerint már nem a befizető kártyájáról levont teljes összeg szerepel, hanem a szolgáltató jutalékával csökkentett, nettó összeg.
Ha például a befizető kártyájáról 10 000 forintot vontak le, és a szolgáltató 200 forint jutalékot számított fel, akkor a bankszámlára csak 9 800 forint érkezik meg.
A bankszámlakivonat feldolgozásakor a könyvelő:
- kiválasztja a befizetőt;
- rögzíti a bankszámlára beérkezett összeget;
- megkeresi és hozzárendeli az eredeti bankkártyás befizetési bizonylatot;
- majd a „Bankkártyás befizetés könyvelése” gombra kattint.
Az Ariadne ezután visszakeresi az eredeti bizonylatot és az azon szereplő adatok alapján automatikusan elvégzi a könyvelést.